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公文写作与处理(一)  

2014-06-08 11:08:38|  分类: 教育文化类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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复习提示及命题预测

本章新大纲变动较小。公文写作与处理是国家公务员考试和公开选拔党政领导干部考试的重.点内容,占有相当重要的地位。许多省市公开选拔党政领导干部考试中都针对其出了不少试题。

从近年各地出题情况来看,公文写作与处理部分有两种命题方式:一是出选择题或判断题,主要考核有关公文写作的基本知识,包括公文的文体、结构、格式、稿本、基本要求、行文规则、语言运用及各具体公文文种的写作要点等;另一方式是出公文改错题或公文写作题,注重考核考生的能力与素质,时考生提出了更高的要求。

本章知识结构图

知识点详述

第一节 公文写作

一、公文的概念、类别和功能

1、公文的概念

公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的体式,经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料(包括电报,下同),是传达贯彻党和国家政策、方针,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

公文是在公务活动中形成和使用的文书材料,离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据;公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。

公文有广义和狭义之分。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的,具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。

狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公文指《公文处理办法》中规定的十二类十三种公文,专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。

2.公文的类别

依不同标准,不同角度,公文有多种分类方式。

(1)通用公文与专用公文。根据形成和作用的公务活动领域(即通常所说的按公文形成和使用范围)划分,通用公文是各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件,如请示、报告、函等,专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件,如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。

(2)对外公开文件、限国骨公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分的。对外公开文件,内容不涉及国家秘密,可以直接对国内外公开发布;限国内公开文件,内容虽不涉及国家秘密,但其内容不宜或不必向国外公布;内部使用文件,内容不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,只有在本系统或本机关内部使用;秘密文件,内容含有一般国家秘密,泄露会使国家安全、利益遭受损害;机密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害;绝密文件,是指内容含有最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。

(3)上行文、平行文、下行文。是公文制发机关根据行文方向而划分的。上行文,指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文;平行文,是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文;下行文,向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。

(4)规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。是根据内容的性质所划分的。规范性文件指强制性推行的,用以规定行为规范的法规、规章等;领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章,指导、布置工作,阐明领导指导原则的文件;公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件;陈述呈请性文件指用于汇报工作,陈述情况,提出建议,请求指示或请求批准的文件;商洽性文件是指探讨、协商一般事项的文件;证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。

(5)平件、急件、特急件。是依据对处理时限的要求划分的。平件是指没有特殊时间要求,按常规处理的文件;急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件;特急件是指内容非常重要并特别紧急,需立即优先迅速传递处理的文件。

(6)收文、发文。机关内部根据文件来源划分的。收文指本机关收到的来自外部的文件;发文是指本机关制作发往外部的文件,本机关制成只供内部使用的也称发文。

3.公文的功能,

公文是能够逾越时间与空间的限制,有效传递公务活动所需信息的重要工具,这一功能主要表现在下述方面:

(l)公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令。在公务活动中发挥领导和指导的作用,是加强集中领导,维护政令统一,保证工作步伐整齐一致的有效形式。

(2)公文是下级机关请示、报告工作,反映情况,沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文,使下情上达,为领导机关制定决策提供依据,同时,有利于对发生的问题予以及时处理。

(3)公文用于发布行政法规与规章,在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依,有规可循,从而逐步实现法制化、规范化。

(4)公文是沟通机关之间横向联系的纽带。它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。通过公文,机关之间能够相互交流信息、商洽事务,在工作中取得协调与配合。

(5)公文具有较强的政策性、理论性,在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用,是教育干部和群众的好教材。

(6)公文是社会活动的真实纪录。它印证了公文作者的合法身份;记录了各项管理活动的性质、状态;因此,具有重要的凭证作用。

二、公文的文体、结构、格式和稿本

1.公文的文体

公文的文体,指公文的表达方式。公文属应用文体,应具有应用文体的基本属性,即具有直接应用性,从本质到现象,从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定,保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。但它又不同于一般的应用文,具有其自身的特殊属性。

第一,公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统。白话文具有通俗易懂、语义确切的优点。

第二,公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。这是因为公文内容的表述,必须做到事理结合,除去对客观事物的性质、状态、特征作出叙述与说明以外,还要求在此基础上进行科学的分析与论证,以表明作者的观点与态度。只是不同文种因其性质与行文目的不同而在三种表达方式的运用上,各有侧重。如规范性、公布性文件侧重于说明的方式;工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式;而内容复杂的公文,如调查报告,则需同时兼用三种表达方式。

2.公文的结构

公文的结构指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性。国家有关机关对公文的基本构成作出了规范性要求;其基本组成部分为一切公文所必备,其他组成部分可视具体情况决定取舍。

公文的基本组成部分有:标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有:文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

3.公文的格式

公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定。公文格式具有较强的规范性;国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性,方便对其直接阅读与传递、处理;有利于应用各种现代化信息技术处理与管理公文。

公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。

目前我国通用公文的格式一般为:

(1)公文纸采用国内通用的16开型,推荐采用国际标准A4型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸,可根据实际需要确定。

(2)公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区,与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)。

(3)所有文字符号从上至下,自左而右依次横写横排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)。

(4)左侧装订。(少数民族可按其习惯书写,排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)

(5)在公文撰写和印制过程中,各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。

①保密等级的标注与编排。在文稿上,应根据公文的实际涉密程度,用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注,并后加“★”,必要时还应注明保密期限(如机密★5年)。

在正式发出的印制本上,保密等级位于公文首页图文区左上角,一般用3号或4号黑体字印刷。

②紧急程度的标注与编排。在文稿上,根据情况分别标注“急”或“特急”。在印制本上,紧急程度位于保密等级的下一行,字体字号与保密等级相同。

③文头的编排。在印刷本上,文头位于公文首页上端,约占图文区面积的1/3弱,以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色,但也可根据需要用其他颜色)印制,居中排一行。联合行文的公文,一个作者占一行。

④发文字号的标注与编排。文稿上,应由有关人员在注发之后,依照发文字号登记册上的式样,依次标注作者代字,置于方括号中的年份号,顺序号。如国务院1997年第一发文即标作:“国发[1997]001号”。一件公文只有一个发文字号,联合行文时只标注主办机关的发文字号。

在印制本上,发文字号位于公文首页文头以下,居中;如有签发人时,应居左,两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长10omm的细实线。

⑤签发人的编排。在印制本上,签发人位于发文字号的同一行,居右侧。排印出“签发人”字样后空一格排发签发人的姓名,字体字号与发文字号相同。

⑥标题的标注与编排。撰写文稿时,应根据有关要求正确标注标题:结构完整;语意确切;文字简练、醒目,字数一般不超过50字。

⑦主送机关的标注与编排。在撰写文稿时,应将收受并对本文负实际办理、签复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出,标注时需注意:除了普发性公文外,一份公文(特别是上行文)只能以一个机关为主送机关,不能“多头主送”;除非领导者本人曾有要求,否则不能直接主送领导者,更不能同时直接主送几位领导者;应准确界定主送机关与抄送机关的区别,避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关;应正确标注受文机关的名称,禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称,以免无人承担实际办理责任,削弱公文的效用。

在印制本上,主送机关位于标题下,从左至右顶格排列机关的名称,回行继续顶格,结尾用冒号。如主送机关不止一个时,应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列,机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。常用3号或4号仿宋体字印刷。

⑧正文的编排。在印制本上,正文位于主送机关下,按自然段依次排列,每段起首空两格,回行顶格,常用3号或4号仿宋体印刷。

⑨附件标记的标注与编排。撰拟文稿时,应准确标注附件标记,注明其标题、件数、份数。

印制本上,附件标记必须位于正文以下日期之上,排出附件件号(只一件时不排)、标题、份数。每件一般占一行,字体字号与正文同。

⑩印章或签署的编排。签署位于正本的右下方,一位领导者占一行,先排出机关名称、签署者职务,后空两格后请领导签注姓名。

印章位于正式发出的印制本正文的右下方,应上不压正文,下不压日期。

⑾作者与日期的标注与编排。撰拟文稿时,应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等,并注意标明完整确切的年月日。

在印制本上,作者位于正文右下方,排印发文机关全称或规范简称,一个作者一般占一行,字体字号同正文。

在印制本上,日期位于正文右下方,稍偏右排一行。字体字号与正文同。

⑿注释的编排。除个别简短的注释采用正文夹注(在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文)外,注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段,如有两项或两项以上时,注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。

⒀主题词的标注与编排。在印制本上,主题词位于末页注释之下,通常排一行,起首顶格标“主题词:”字样,然后排印主题词,词间空一格,常用与正文字号相同的黑体字印刷。

⒁抄送机关的标注与编排。在印制本上,抄送机关位于主题词以下,用两条与图文区宽度相等的平行细实线作为界线,形成“抄送栏”。起首顶格排印“抄送:”字样,而后,按机关的性质、级别和有关规定或惯例依次排印抄送机关的名称,其间用顿号、逗号或分号等分隔。常用与正文字体字号相同或小一号的文字印刷。

印发说明的编排。在印制本上,印发说明位于抄送栏以下公文末页最下端,在图文区与下白边交界处划一条与抄送栏界线等长并平行的细实线,形成“印发说明栏”,字行的首尾各空一格。常用与抄送机关字体字号相同的文字印刷。

4,公文的稿本

在公文形成过程中,将有各种文稿、文本产生,它们在内容、外观形式以及效用方面均有很大区别。

草稿。是公文的原始文稿,包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等多种形式,均供讨论、征求意见和修改审核使用,不具备戚公文的效用。

定稿。又称原稿,是已经履行法定生效程序的最后完成稿,即业经机关领导人审核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用,是用以制作公文正本的标准依据。

正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本,格式规范并具备各种生效标志。

副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查、知照使用。

试行本。法规文件正本的一种特殊形式,在试验推行期间具有法定效用。

暂行本。法规文件正本的一种特殊形式,在哲互里万期间具有法定效用。

修订本。对已经发布生效的文件,在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。

不同文字稿本。同一公文在形成过程中,需要两种或两种以上文字撰制时,不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。

三、常用公文文种及其选用

文种,也叫作公文名称,是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发公文目的要求的。在公文中正确标明文种,不但为公文撰写、处理提供便利,而且有利于维护公文的权威性及有效性。

1.常用公文文种的适用范围

(1)规范性文件。

①条例,用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定,国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

②规定,用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

③办法,用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

④决定,用于对重要事项或者重大行动作出安排。

(2)领导指导性文件。

①命令(令),用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

②指示,用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则。

③批复,用于答复下级机关的请示事项。

④通知,用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

⑤通报,用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(3)公布性文件。

①公告,用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

②通告,用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(4)陈述呈请性文件。

①议案,用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

②请示,用于向上级机关请求指示、批准。

③报告,用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

④调查报告,用于反映调查研究的成果,揭示事物的真相与规律。

(5)商洽性文件。

函,用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

(6)会议文件。

会议纪要,用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要,在需要对外公开报道时,以“会议公报”公布。

2,公文文种的选择

撰写公文时要正确选定文种,不用、错用或生造文种,不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦,而且会给公文的效用带来损害。选择公文文种要严守有关规范,特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。

选择公文文种的依据主要有三个方面:一是发文机关与主要受文者间的工作关系;二是发文机关的法定或规定权限;三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种,就是要求明确双方间本来的工作关系,选取为这种关系所允许的文种:当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时,可分别选用下行文种或上行文种;当双方存在的只是平行关系(同系统中的同级机关之间)或不相隶属关系(非同一系统的任何机关之间)时,只能选用平行文种。

根据作者的权限选择文种,就是要明确作者的职责、权力范围,选择与之相符合的文种。这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定,只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文,但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外,只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。如果不按作者的权限选择文种,特别是选用了超越自身权限的文种,就将构成越权行为,公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。

根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种,就是在相同性质的文种中,选取有助于实现目的和要求,有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文种体系中,有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的,它们分别适用于表现不同的公文主题,适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的不同要求。如同属上行文的“报告”和“请示”,虽性质相同,但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等,但不能表现带请示事项的主题内容;“请示”可用于向上级机关请求指示或批准,但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。“报告”可提出请示审阅批示或转发等方面的要求,但不能用于请上级允许“自己”去做什么,也不能请上级务必答复;“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求厂门

四、公文写作的基本要求

公文是一种特殊的文章,其写作过程具有一些特殊的规律性,因此,要写好公文,除了必须遵从诸如文通字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外,还必须遵循下列一些基本要求:

(l)符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定,具有合法性。首先,公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律,因为,它们是我们制定的一切宏观与微观决策的总依据和指导纲领。其次,要符合本系统、本机关主管业务方面的方针政策和有关法规、规章,因为,它们是制定本机关一切决策的直接依据,如果在公文中提出新的政策,应当加以说明。由于公文内容还要受其他多方面方针政策、法规规章的指导和制约,所以,还要加强横向联系,了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致,以便在工作中相互协调与配合,避免矛盾抵触。

(2)实事求是、讲求实效。

公文的制发必须符合客观实际,符合客观规律并切合实际需要,讲求实效。①从实际出发,根据客观需要制发公文,公文写作要具有明确的目的性与针对性,反对形式主义与文犊主义。②公文的内容务求符合客观实际,反映客观事物的本来面目,并从实际出发,提出切实可行的工作原则与方法,使公文具有真实性与可行性。公文内容失真或者所提对策脱离实际都会导致领导机关决策的失误,直接危害机关乃至国家利益。因此,公文撰写人员必须深人实际,认真做好调查研究工作。③注重时效。公文写作必须及时迅速、把握时机,紧密适应机关行政管理的需要,以便尽快实现公文的效用,提高机关工作效率。

(3)主题明确、结构完整、格式规范。

主题是作者通过公文表达的意图与主张,每件公文都要求能够集中、鲜明而直接地表述主题。要一文一事,中心明确,令人一目了然。应围绕主题,合理安排正文结构,做到层次清晰,条理分明,紧凑有序,过渡自然。应当具备的数据项目一定要准确齐备,格式务必庄重规范,符合国家统一规定。

4)用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。

公文的语言表述,必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。要求:

①庄重严谨。庄重,指用语端庄持重,格调严肃,用以维护公文的权威性与有效性,表明作者的严正立场与严肃态度。严谨,指用语周密确切,无虚假错漏,语意明确,不出歧义,是非界限清楚,褒贬得当,符合实际,用以维护公文的准确性,保证公文能产生直接应用价值与强制性的影响。公文撰写要选用含意明确、范围限定的词语,准确地表述概念的内涵与外延,正确揭示事物真相及其本质;认真辨析词语的含义及其感情色彩,使之符合实际、准确地表明作者的立场观点。

②简明通顺。简明,指用词精练不繁,以简洁、明确的文字表述出丰富的内容,做到“言简意赅”。首先,要做到直接表述,开门见山,简洁明了地表述发文意图,以获得准确、快捷的阅文办事效果。其次,应尽量选用含义丰富、准确的概括性词语;也可利用附件,压缩公文正文的篇幅;利用图表或其他表格简化文字表述。最后,应字斟句酌,反复修改,果断删除重复或可要可不要的段落与字句,使公文简洁凝炼。通顺,即流利畅达,符合语法和逻辑。

③平实得体。平实,指公文的语言平和朴实自然,通俗易懂,无形象描写,不堆砌华丽词藻,不滥用修辞格,强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体,指公文的语言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关职责范围出发,根据本机关与受文机关之间的行文关系,选用恰当的词语,对上行文,应用语尊重,恭而不卑,对下行文,应用语郑重、准确,虽可适当使用告诫性词语,但应做到威而不凶;平行文则更应使用谦敬性词语,创造出相互协商与合作的良好氛围;面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。

五、行文规则

1.遵守行文规则的客观必要性。

为了确保公文迅速而准确地传递,避免行文紊乱,防止公文“旅行”,国家有关部门制定了控制行文数量及行文方向、行文方式的有关规定,这就是行文规则。遵守行文规则的客观必要性在于:加强对文件传递过程的控制,使文件的行文方向正确,传递速度合理,保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地;使机关之间相互行文有法可依,有规可循,从而维护正常的行文秩序。防止行文紊乱;精简公文,简化手续,提高机关行政管理的效率。

2.行文规则的基本内容。

(1)根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统归属和职权范围决定的,主要有四种类型,即同一组织系统中的上、下级机关之间属领导与被领导的隶属关系;同一专业系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属指导与被指导的关系;同一组织系统中的同级机关之间属平行关系;非同一系统的任何机关之间均属不相隶属关系。机关之间的工作关系决定了公文传递的方向,即处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文;而被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文;具有平行关系或其它不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。

(2)选择适宜的行文方式,一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递路线的结构形式,有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等多种。机关对外发文,应依据需要和可能的条件选择适宜的行文方式,在一般情况下不得越级右文。为了维护正常的领导关系,具有隶属关系或业务上有指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式,即按层级逐级上报、下发公文或只对直属的上一级机关或所属下一级机关制发公文。为加快公文传递,在必要时可采用多级行文的方式,即同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文,包括直达基层组织和向人民群众公布。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脱节、被动或抵触,在一般情况下应避免越级行文。只有在下列特殊情况下才能采用越级行文的方式:一是由于情况特殊紧急,如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。因特殊情况越级行文时,一般应抄送越过的机关。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式,即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。

(3)正确选择主送机关与抄送机关。机关对外发文,应正确选择主送机关。除普发性公文外,通常一件公文只选择一个主送机关,防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外,不应将公文直接报送领导个人。

选择抄送机关时,应注意不要扩大抄送范围,但向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关,受双重领导的机关向上级机关请示,应写明主送机关和抄送机关,由主送机关答复;上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一个上级机关;公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得配合时应向其抄送。如属下列情况则不得抄送:一是请示在上报同时不得向下级机关抄送;二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送;三是凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

(4)坚持“党政分开”的原则。党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不能逸向党的组织发布指令性公文,一般也不得以行政机关名义逞向党的组织报告工作或请示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。

(5)联合行文时,作者应是“同级机关”。因工作需要,可以以两个或两个以上机关的名义联合行文,但联合行文的机关必须级别层次相同或相近。同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文;政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文;政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要,单位不宜过多。

(6)行文前必须对有关问题协商一致。为了维护政令一致,凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时,行文前必须就有关问题协商一致,否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。如擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。

(7)严格控制公文数量,简化行文手续。机关行文应注重实效,坚持少而精的原则。对于可发可不发的公文坚决不发;对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围,杜绝乱发滥送,避免重复行文。除此,还应简化行文手续,为减少行文的中间环节,上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。为缩短公文传递时间,扩大传递范围,增强公文透明度,经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章,应当视为正式公文依照执行,可不再行文。同时,由发文机关印制少量文本,供存档备查。


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